La estrategia Six Sigma

¡No os asusteis!

Por mucho que veais algo que os recuerde a las matemáticas, os prometemos que en nuestra tercera no vamos a hablar de nada matemático. Hoy os vamos a hablar sobre Seis Sigma o "Six Sigma" en inglés, una estrategia de mejora de procesos. ¿Nos acompañais a conocer más sobre esto?

¿Qué es el Six Sigma y cómo funciona?

Se trata de una estrategia de trabajo que se aplica directamente en la empresa para medir la eficiencia operativa de la propia entidad. De este modo se pueden detectar defectos en la eficacia de algunos procesos y ofrecer la posibilidad de buscar soluciones y alternativas a los problemas encontrados, es decir, se utiliza para mejorar los procesos y procedimientos dentro de la compañía y de este modo reforzar y optimizar cada parte del proceso y alcanzar la máxima operatividad para que el producto final llegue al cliente en perfecto estado reduciendo o eliminando los defectos o fallos obteniendo una mayor rentabilidad y productividad.

¿Cuándo aplicar Six Sigma?

Cuando a la hora de realizar el proceso se detecta que la capacidad no es suficiente esta metodología permite optimizar el proceso centrando la atención en aquellas partes que obstaculizan o frenan la producción para así buscar alternativas ofreciendo así una reducción en los costes. Por otro lado, aumenta la participación de los trabajadores, puesto que tendrán una mayor implicación ayudando a mejorar los procesos y a aumentar el valor para sus clientes. Se consigue una optimización de procesos detectando cuando la capacidad no es suficiente y optimizando el proceso a través de experimentos o análisis de regresión. Si el proceso mejora y la calidad del producto final también obtendremos una mayor satisfacción del cliente con lo que repercutirá directamente en unos mayores ingresos para la organización

Principios.

El Six Sigma se basa en una serie de principios claves, como:

• Centrarse siempre en el cliente.
• Comprender cómo se realiza el trabajo.
• Hacer que los procesos fluyan sin problemas.
• Reducir los residuos generados y concentrarse en el valor.
• Detener los defectos mediante la eliminación de la variación.
• Conseguir la participación del equipo mediante colaboración.
• Hacer que los esfuerzos sean sistemáticos y científicos.

Como en todo negocio que se precie, uno de los objetivos principales es centrarse siempre en el cliente y en hacerlo feliz: conseguir esto hará que nuestro cliente vuelva a acudir a nuestra empresa y acabemos fidelizándolo, haciendo que el mismo siempre vuelva a nosotros cuando requiera de nuestros servicios. Pero, ¿qué hace que el cliente vuelva a nosotros? La ausencia de defectos en nuestro producto y por tanto, que el producto final se ajuste a las especificaciones que el cliente busca.

Por esto, es importante comprender cómo se realiza el trabajo en nuestra empresa. Conociendo el proceso de producción de nuestro producto y con el uso del Six Sigma, podemos identificar aquellos procesos que, como hemos dicho anteriormente, están obstaculizando o frenando nuestra producción. Identificados, podemos corregir los mismos para que nuestro proceso de producción fluya sin ningún tipo de problema, pudiendo así reducir los residuos que generamos (entiendo por residuo, los productos con defectos, tiempo extra en los transportes, tiempos de espera entre productos, etcétera) y deteniendo los mismos identificando la variable que los causaba.

La clave importante en Six Sigma es la participación de los empleados. Para una correcta aplicación del Six Sigma, ellos son la parte clave, dado que son los que día a día manejan el proceso de fabricación y pueden aportar una valiosa visión de cómo poder mejorar el proceso, como hacerlo más eficiente.

Proceso

Como toda metodología, Six Sigma tiene un proceso de aplicación que, en cierta manera, está unido el último de los principios del apartado anterior:  “hacer que los esfuerzos sean sistemáticos y cientificos”. Esto se debe a que, en cierta manera, la aplicación de Six Sigma tiene un componente científico, ya que nos permite recolectar cientos de datos sobre nuestra organización y métodos de funcionamiento, pudiendo aprovechar esos datos para una mejora de nuestros procesos.

Así pues, Six Sigma por seguir un proceso marcado por cinco etapas muy concretas y a la que se le conoce como DMAIC por sus siglas en inglés:

• Define.
• Measure.
• Analyze.
• Improve.
• Control.

Y como ya es suficiente que llamemos a Six Sigma por su nombre inglés y no en su versión en castellano, vamos a ver las siguientes etapas del proceso en nuestro idioma: DMAMC.

La primera de las etapas es la de definir. Básicamente, en esta fase vamos a identificar qué proyectos o procesos de nuestra organización van a ser valorados por la metodología de Six Sigma, para una mejora del mismo. Con el proyecto o proceso seleccionado, reuniremos a nuestro equipo y nos prepararemos.

La segunda fase es la que se conoce como medir (o medición). En esta fase, identificaremos las características de nuestro productos y las posibles variables que afecten a nuestro proceso de producción o desarrollo para definir un sistema de medida. Básicamente, nos hacemos preguntas del tipo “¿cuáles son los pasos del proceso?”.

La tercera fase es la de análisis, la fase de analizar. En este caso, el equipo que hemos preparado en la primera fase (definir) evaluará los resultados que estamos teniendo en el proceso, tanto presentes como pasados. Esto bajo un precepto muy sencillo: evaluar el proceso con la intención de identificar que variables o pasos están afectando de manera negativa a nuestro producto.

Una vez identificados, podemos proceder a la cuarta fase que recibe el nombre de mejorar. Y como os podéis imaginar, esta etapa se caracteriza por la búsqueda de aquellas mejoras para optimizar el funcionamiento de nuestros procesos. Es decir, ver como optimizar esa etapa del proceso que, por ejemplo, estaba ralentizando el proceso de manera tediosa e innecesaria.

Finalmente llegamos a la última etapa, la etapa de control (o controlar). En esta fase el equipo controlará los procesos implementados, asegurándose que lo conseguido mediante el Six Sigma se mantenga una vez implementados los cambios realizados. Para ello, el equipo reunido en la primera etapa deberá de “diseñar y documentar los controles necesarios”.

Este proceso finaliza cuando se hayan logrado los objetivos planteados, momento en el que el equipo reunido en la primera etapa del proceso informará a la dirección y acabará disolviéndose.

Problemas en la implementación.

Al ser Six Sigma una herramienta que ha evolucionado notoriamente con el tiempo, muchas son las empresas que optan por su utilización para dotarse de los diversos beneficios que esta les aporta. Sin embargo, muchas de estas empresas no implementan bien esta estrategia, o simplemente no reciben los beneficios que esperaban, y es por eso que en este blog os vamos a decir cuáles son los principales motivos.

En primer lugar, como toda empresa tiene que hacer antes de realizar cualquier cambio en la organización, es preguntarse cuáles son los motivos y razones de llevarlo a cabo. En consecuencia a este error, las empresas no conocen los resultados que quieren conseguir, debido en parte a la inexistencia de indicadores de resultados en el programa Six Sigma.

Por consiguiente, muchas organizaciones tienen la tendencia de medir los beneficios del programa en base al número de “Green Belts” y “Black Belts certificados. De este modo, se concentran solo en actividades relacionadas con Six Sigma, aplicando en este programa otras herramientas que nada tienen que ver.

Por último, si ocurren varios problemas de los ya mencionados, varios directivos de la organización pueden pasar del programa y encargar a personal que no esté debidamente capacitado para su implantación y seguimiento. 

Hasta aquí nuestra segunda entrada del blog. Esperamos que hayais disfrutado de esta entrada y hayais aprendido más acerca del "Six Sigma".

Fuentes:

The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around.

Imagen de cabecera.

Imagen DMAIC.